Privacy policy

Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die rechtstreeks of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Gegevens die geanonimiseerd of geaggregeerd zijn, zodat deze niet meer kunnen worden gebruikt om een specifieke natuurlijke persoon te identificeren, hetzij in combinatie met andere informatie hetzij anderszins, beschouwen we niet als persoonsgegevens.

We verzamelen persoonsgegevens van u wanneer u onze diensten gebruikt of ons benadert hebt per telefoon/mail/website. Welke gegevens dat zijn kunt u hieronder in de tabel zien. Sommige persoonsgegevens zijn verderop nog extra toegelicht:

Soort persoonsgegeven	Doelbinding	Sitebezoeker	Prospect	Klant
IP adres	Noodzakelijk voor correcte werking van de website.  Tevens wordt het IP adres gebruikt voor security doeleinden.	X	X	X
Sessie informatie browser (& cookies)	Zie tabel bij paragraaf cookies.	X
Naam, Adres en Woonplaats (N.A.W.)	Noodzakelijk voor het aanbieden van dienstverlening en het onderhouden van contact.		X	X
Telefoonnummer (zowel mobiel als vast)	Noodzakelijk voor het aanbieden van dienstverlening en het onderhouden van contact.		X	X
E-mail adres	Noodzakelijk voor het aanbieden van dienstverlening en het onderhouden van contact. Wordt tevens gebruikt als primaire vorm van communicatie naar (potentiële ) klanten, daarbij ook voor commerciële uitingen.		X	X
IBAN nr.	Ter controle van betalingen factuur en om creditnota’s uit te betalen.			X
BTW nummer (in geval van ZZP’ers)	Noodzakelijk voor financiële afhandeling van zakelijke transacties. BTW nummer bestaat uit BSN nummer van de ZZP verantwoordelijke. Wettelijk verplicht onderdeel van zakelijk financieel verkeer.			X
Functieomschrijving medewerker bij klant	Wordt veelal in mailconversaties door de betrokkene in een emailhandtekening meegezonden. Tevens veelal onderdeel van dienstverlening, bijvoorbeeld bij het aanmaken van gebruikers-accounts.		X	X
Geluidsopname telefoongesprekken	Opname van alle in- en uitgaande telefoongesprekken omwille van kwaliteitsdoeleinden. Zoals het verbeteren van de dienstverlening, het opleiden van personeel en vastleggen van afspraken.	X	X	X
Klantbeoordelingen	Verweijen ICT houdt elke 2 a 3 jaar een klanttevredenheidsonderzoek. Deze wordt uitsluitend voorgelegd aan actieve klantrelaties en het is niet verplicht om aan deze onderzoeken deel te nemen.			X
Cameraopnames	Het kantoorpand van Verweijen ICT is uitgerust met camera’s die buiten rondom het gebouw en in de entree van het kantoor zijn opgehangen. Deze camera’s zijn gestationeerd omwille van inbraakpreventie en opsporing.	X	X	X

Waarom neemt Verweijen ICT de telefoongesprekken op?

Verweijen ICT behandeld dagelijks tientallen tot honderden telefoongesprekken van tientallen tot honderden verschillende personen/klanten. De telefoon is niet alleen ons primaire contact-middel, maar in de vorm van de Servicedesk ook integraal onderdeel van de dienstverlening naar klanten toe. Wanneer u belt met Verweijen ICT wordt u actief geïnformeerd over dat wij het telefoongesprek opnemen. Het opnemen van de gespreken doen we om onze dienstverlening te verbeteren en correct aan te kunnen sturen. Tevens worden er telefonisch vele afspraken en belangrijke informatie uitgewisseld welke van belang zijn bij de uitvoering van onze dienstverlening. De opnamen zijn maar door een select aantal medewerkers op te vragen en worden zorgvuldig behandeld. Bij passende grondslag is het mogelijk om de opnames van eigen individuele gesprekken op te vragen en/of te laten verwijderen. Dit wordt alleen in een persoonlijk gesprek met betrokkenen vastgesteld.

Wat kan Verweijen ICT allemaal zien als we uw PC of netwerk beheren?

Voor het uitvoeren van de diverse dagelijkse beheertaken bij onze klanten zijn wij in het merendeel van de gevallen genoodzaakt om gebruik te maken van zogenaamde Administrator rechten. Dat betekend veelal een volledige autorisatie qua toegang tot een systeem vereist is. Het gevolg hiervan is dat het onvermijdelijk is dat wij zowel bedrijfsgevoelige als privacygevoelige informatie onder ogen kunnen krijgen. Bijvoorbeeld wanneer wij een back-up moeten herstellen of een analyse doen van het netwerkverkeer van de bedrijfsinfrastructuur. De medewerkers van Verweijen ICT hebben als onderdeel van hun arbeidscontract ook getekend voor een geheimhoudingsclausule, tevens bieden wij onze diensten aan onder de algemene voorwaarden van Nederland ICT, ook hierin is een geheimhoudingsclausule opgenomen.

TeamViewer; Hulp op afstand

Om onze dienstverlening efficiënter en voordeliger aan te kunnen bieden maken wij veelvuldig gebruik van de zakelijk applicatie TeamViewer. Met deze applicatie kunnen wij vanuit een externe locatie (bijvoorbeeld ons kantoor) toegang krijgen tot de besturing van uw computer, laptop, telefoon, tablet of server. Het mandaat van toegang van ons door middel van TeamViewer ligt altijd bij de betrokkene. TeamViewer is niet verplicht binnen de dienstverlening, al dient men wel rekening te houden met hogere kosten bij beheer op locatie.

Cookies op verweijenict.com en v-ict.com

Onze websites maken gebruik van cookies. De cookies beperken zich tot een analyse van de werking van de website en voor het verzamelen van analytische gegevens. Automatische bewaartermijnen van langer dan een jaar zijn aangegeven als ‘Tot verwijdering’:

Uitgever	Cookie-naam	Functionaliteit	Bewaartermijn max.
Google.com	_grecaptcha	De genoemde cookies zijn allemaal van het type ‘Noodzakelijk’ en hiervoor is geen toestemming vereist. Alle cookies hebben te maken met het gebruik van de reCAPTCHA integratie. Hiermee voorkomen we dat de website wordt misbruikt door robots en botnets voor fraude en misbruik. Cookie data wordt verzonden naar de Verenigde Staten. Deze data bevat geen persoonsgegevens.	Tot verwijdering
Google.com	_GRECAPTCHA		179 dagen
Google.com	rc::a		Tot verwijdering
Google.com	rc::b		Sessie cookie
Google.com	rc::c		Sessie cookie
Google.com	rc::d-#		Tot verwijdering

De website is toegankelijk wanneer er gebruik wordt gemaakt van Add-blokers en/of cookie blockers.

Sollicitanten

Benadert u ons, of benaderen wij u voor een (mogelijk) dienstverband? Wij verwerken de gegevens die noodzakelijk zijn bij een dergelijk aanname-proces. De gegevens die hieronder vallen zijn onder andere: NAW, CV, sollicitatiebrief en communicatie, referenties en eventueel diploma’s (bewijsvoering van). Wanneer wordt besloten tot een dienstverband, zullen deze gegevens bewaard blijven in uw eigen personeelsdossier. Mocht er geen dienstverband uit voortkomen dan zullen wij met uw goedkeuring in ieder geval de communicatie, sollicitatie en CV bewaren (ten minste voor 1 maand). Desgewenst kunnen wij 1 maand na de sollicitatie alle betrokken informatie verwijderen.

Sollicitantengegevens worden bewaard gedurende de sollicitatieprocedure en worden na afloop daarvan, indien de sollicitant niet wordt aangenomen, maximaal 12 maanden bewaard. Dit stelt ons in staat om sollicitanten te benaderen voor toekomstige vacatures die mogelijk geschikt voor hen zijn. Na deze periode worden de gegevens zorgvuldig verwijderd uit onze systemen, tenzij de sollicitant expliciet toestemming heeft gegeven voor een langere bewaartermijn.

Verzameling en gebruik van sollicitantengegevens

Bij het verwerken van sollicitaties verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens van sollicitanten met het oog op de beoordeling van hun geschiktheid voor de betreffende functie en eventuele toekomstige vacatures. Deze gegevens kunnen onder andere bestaan uit naam, contactinformatie, curriculum vitae (CV), motivatiebrieven, referenties en eventuele andere door de sollicitant verstrekte informatie.

Sollicitanten – Bronnen van gegevens

Naast de informatie die sollicitanten direct aan ons verstrekken, kunnen wij ook gebruik maken van openbare informatiebronnen zoals bijvoorbeeld LinkedIn om aanvullende informatie te verkrijgen over de werkervaring en kwalificaties van de sollicitant. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt ter ondersteuning van het sollicitatieproces en om een beter beeld te krijgen van de professionele achtergrond van de sollicitant.

Sollicitanten – Opslag en beveiliging

De persoonsgegevens van sollicitanten worden veilig opgeslagen in onze beveiligde systemen en zijn uitsluitend toegankelijk voor personeelsleden die direct betrokken zijn bij het wervings- en selectieproces. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van sollicitanten te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik.

Rechten van sollicitanten

Sollicitanten hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast kunnen zij bezwaar maken tegen het gebruik van hun gegevens of hun eerder gegeven toestemming intrekken. Verzoeken hiertoe kunnen worden gericht aan ons via de eerder aangegeven contactmogelijkheden. Wij zullen dergelijke verzoeken binnen de wettelijk vastgestelde termijnen behandelen.

Voor overige vragen over hoe wij met gegevens van sollicitanten omgaan, neem contact met ons op via de eerder genoemde informatie.

Dienst-specifieke toelichting

UpToday

Verweijen ICT’s eigen cloudproduct (SaaS) UpToday wordt op eigen apparatuur gehost en is gestationeerd in datacenter Interconnect te Eindhoven. Een klant welke de dienst UpToday afneemt vertrouwt erop dat Verweijen ICT op een zorgvuldige manier met de omgeving en de informatie om gaat. Tussen Verantwoordelijke (de klant) en Verwerker (Verweijen ICT) zal daarom een Verwerkersovereenkomst worden afgesloten.

Microsoft 365

Microsoft 365 is een bundeling van cloud-diensten aangeboden door Microsoft. Verweijen ICT levert diensten waarbij Microsoft 365 een onderdeel is, of de complete dienst omvat, bijvoorbeeld Exchange Online voor emailing. Als u gebruik maakt van Microsoft 365 en u wenst een Verwerkersovereenkomst daarvan te ontvangen, kunnen wij u helpen met het aanleveren van de overeenkomst. Dit is een service die wij bieden, maar waar wij geen Verantwoordelijke van zijn. Microsoft is volledig gecommitteerd aan de AVG, meer informatie hierover is te vinden op de publiekelijk toegankelijke website: https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Privacy/GDPR#General-FAQ

VoIP

Verweijen ICT biedt Voice over IP diensten aan van de merken 3CX, Swyx en Xelion. Deze diensten verzorgen onder andere telefoonverkeer, faxcommunicatie, voicemailing en meer. Het kan nodig zijn om voor deze dienst een Verwerkersovereenkomst met Verweijen ICT af te sluiten.

Backup

Klanten kunnen als dienst hun data extern laten back-uppen. De back-up wordt dan opgeslagen op de omgeving van Verweijen ICT. De data wordt alleen in geval van de noodzaak tot herstellen en in samenspraak met klanten voor testdoeleinden (recoverytests) gebruikt. Verwijderingsverzoeken die vanuit de Betrokkenen van Verantwoordelijken voortkomen, moeten op initiatief van de Verantwoordelijke aan de Verwerker worden doorgegeven. Het kan voorkomen dat het technisch niet mogelijk is om bepaalde informatie uit een back-up te verwijderen. Uiteindelijk zal door tijdsverloop afhankelijk van het afgesproken backup-schema de betreffende data verdwijnen na verwijdering uit de operationele systemen.